5 januari 2015

Ny bok: Administrationssamhället

I "Vetenskapsradion" i dagens P1 var det ett intressant inslag som handlade om boken "Administrationssamhället", skriven av forskarna Anders Forssell och Anders Ivarsson från Uppsala universitet respektive Södertörns högskola.

Där beskriver de hur administration tar mer och mer tid från kärnverksamheten hos sjukvården, skolan och polisen. De hävdar att 50 % av tiden i dessa verksamheter används till administration, varav en stor del är "överadministration". Kvar till kärnverksamheten (bota sjuka, lära ungar läsa, jaga bovar) är bara halva arbetstiden.

Administrationen består av att producera olika dokument, rapporter, underlag m.m. Eftersom dessa verksamheter, framför allt sjukvården och skolan, är föremål för granskning krävs massor med skriftligt underlag som ofta blir onödigt mångordigt. Granskarna måste ju ha något att granska. Tiden till kärnverksamheten minskar.

Under de senare decennierna har en yrkesgrupp av sekreterare, kontorister och kanslister försvunnit. Antalet har minskat från 100 000 till 30 000. I stället har deras uppgifter förts över på de som ska sköta kärnverksamheten, dvs. läkare, sjuksköterskor, lärare, poliser m.fl. Den nödvändiga administration som dessa skötte på ett professionellt sätt utförs nu på ett oprofessionellt av de som sysslar med kärnverksamheten.

Andra orsaker är datoriseringen och organisationsskapandet. Det skapas fler organisationer som måste samverka och inom organisationerna skapas fler och fler mindre enheter som också ska samverka och antalet chefer ökar. Det medför ökade transaktionskostnader. Det är förändringar hela tiden. Man tar inte heller bort något man skapat utan tillför hela tiden nytt ovanpå det som redan finns. Resultatet blir överadministration.

Utöver allt detta har man även interndebitering. I en kommun, som forskarna tittat närmare på, kostar en internfaktura 460 kr att hantera. Eftersom de flesta internfakturor är på mindre belopp blir det en ren förlust att fakturera internt.

Det är likadant i hela statsförvaltningen. De dokument som tas fram inom ramen för myndigheternas mål- och resultatstyrning och lämnas vidare till regeringskansliet blir aldrig lästa. Man orkar inte tillgodogöra sig denna överadministration, som även skapar nya roller som controllers, strateger, informatörer m.fl.

Resultatet blir, enligt forskarna, ineffektiva organisationer med sämre arbetsmiljö. Överadministrationen leder till stress och ökade sjukskrivningar. Dessutom ökar kostnaderna och kvaliteten i kärnverksamheten sjunker.

Vad ska man då göra? Jo, forskarna menar att man ska göra tvärtom. Mindre styrning och i stället låta medarbetarna få mer utrymme att sköta kärnverksamheten på egen hand. För mycket styrning leder till störning.

Avslutningsvis uppmanar forskarna Forssell och Ivarsson de som drabbats av överadministration att protestera. Det gjorde jag på Skatteverket 2004 och det ledde till att jag hamnade i kylan. Om du orkar läsa vidare så har du den historien här nedanför. Jag beskrev nämligen redan då det som forskarna nu har skrivit en hel bok om.

Utdrag ur boken "Mina kolumner:


Jag får utslag

För om åren delade jag alltid upp min sommarsemester i flera, kortare perioder – minst två. Jag brukade jobba några veckor i juli då det var lugnt. Då kunde jag rensa i pärmar och hyllor, slänga eller arkivera och bli av med gamla surdegar.
      Men förra året tog jag sex veckor på raken. Jag behövde drygt en vecka för att varva ned och på slutet behövde jag en vecka för att varva upp igen. För det är ju så, att när man kommer tillbaka lite senare än de flesta så är det full fart framåt som gäller från första arbetsdagen. Då kan det vara skönt att ha lite koll på vad som finns i e-posten eller på skrivbordet innan man är helt tillbaka.
      I år hade jag fem veckor. Men efter att ha jobbat två dagar var jag astrött när jag kom hem och hade svårt att sova på natten. Tänk att det ska vara så jobbigt att börja jobba. Och det verkar bli svårare ju äldre man blir.
      Varför ska man jobba över huvud taget? Hade det inte varit för äpplet och ormen i paradiset så hade vi haft evig semester.
      Jag är en av de förkättrade fyrtiotalisterna och har två år kvar till fyllda 60 år. Och jag har varit mellanchef i tjugo år nu. Som så många andra lojala fyrtiotalister med dåligt självförtroende har jag jobbat mer än 100 procent under alla dessa år. Mitt mål är att gå ned till 100 procents arbetstid när jag fyllt 60. Jag är inte säker på att lyckas.
      Tro nu inte att jag är lat eller inte vill jobba? Tvärtom, det är ju tråkigt att vara sysslolös och så länge som det roliga i mitt jobb överväger så tänker jag hålla på.
      Under dessa chefsår har jag märkt en trend, nämligen att mer och mer administration har delegerats ut på mellanchefen – från framför allt ekonomi- och personalfunktionerna. Samtidigt har antalet centralt placerade strateger ökat i antal.
      Det ökande interna administrativa nedfallet som drabbar mellancheferna stjäl tid från kärnverksamheten. Det gillar inte jag. Den här trenden har varit smygande. Varje enskild liten detalj har inte varit mycket att bråka om. Men sammantaget så har det blivit en del. I alla fall så känns det så i det långa perspektivet.
      Strategerna ska också vara duktiga. Dom hittar på en massa saker som i slutändan främst drabbar mellancheferna och nedfallet fort-sätter att öka. Mycket av nedfallet handlar om planering,  strategier, processer, kvalitetsarbete,  policyer och andra dokument, ofta långa och mångordiga. Sannolikt är det få medarbetare som läser allt som produceras.
      Och sen ska vi mellanchefer dunka in det här i huvudena på våra medarbetare som är måttligt intresserade och har häcken full med att klara av den löpande kärnverksamheten.
      Det ökade interna administrativa nedfallet resulterar alltså ofta i ökat internt administrativt avfall, som ingen egentligen vill ha. Och ingen vågar heller säga ifrån.
      Jag har ett exempel. Vi hade för några år sedan en it-chef som för dyra pengar, gissningsvis minst en miljon kronor, anlitade en extern konsult som fick i uppdrag att ta fram en kommunikationsstrategi.
      När jag hör ordet ”strategi” i kombination med ”kommunikation” får jag utslag. Tack och lov var jag inte inblandad i processen, utan den levde sitt eget liv på it-avdelningen.
      Men sen när it-chefen försvann lämpades den här strategin med tillhörande bilagor, som sammanlagt omfattar över hundra sidor, över på mig – mot min vilja.
     Jag har inte läst, bara bläddrat. Mycket är säkert bra men var-för så mycket papper? Den här produkten togs fram för precis fem år sedan. Jag har inte använt den. Och inte någon annan heller. Fanns det något verkligt behov av en sådant här dokument? Nej, knappast.
      Häromdagen såg jag ett citat som passar in här: ”Det finns inget så meningslöst som ett kompetent utförande av det som inte borde utföras alls”. Den som sagt detta är en professor och strategiguru vid namn Peter Drucker.
      Min egen kommunikationsstrategi har jag i huvudet:  Är det ett kommunikationsproblem det handlar om? Identifiera i så fall problemet. Lös det.

 Uppståndelse

 Oj, oj, oj, vilken uppståndelse det blev med anledning av min förra kolumn med rubriken ”Jag får utslag”. Den handlade om det ökande administrativa nedfallet. Jag fick många e-brev m.m. från skatteverkskamrater runt om i landet där man uttryckte sin uppskattning över det jag skrivit. Jag kände att jag inte var ensam om mina tankar.
     Men några i verkets ledning hade en annan uppfattning. Vid ett ordinarie möte med huvudkontorets ledningsgrupp (ett möte där för övrigt vår GD inte var närvarande) diskuterade man min krönika. Man ansåg att jag hade gått för långt när jag kritiserade nedfallet.
     Min närmaste chef ville i fortsättningen ha koll på mig genom att läsa mina kolumner i förväg, något som jag bejakade. Men efter några dagar meddelade jag att jag inte tänkte skriva några mer kolumner. Jag kände att det skulle bli svårt med granskningskravet hängande över mig.
     Jag har skrivit kolumner i den här tidningen sedan 1986. Under åren har det blivit totalt 140 stycken och jag har haft synpunkter på mycket. De har ibland innehållit en del kritik; både nedåt, uppåt och åt sidan. Men också mer personliga avslöjanden. Min bitvis frispråkiga krönika har setts som ett bevis på att vi faktiskt har högt i tak i Skatte-verket.
     Hela tiden har jag haft en stående vinjett som även innehållit förklaringen ”redaktören skriver själv” bara för att visa att det enbart är mina synpunkter som förs fram. Det har nog också de allra flesta läsare förstått.
     Jag har varit ansvarig utgivare sedan 1987. Att redaktören är ansvarig utgivare är numera normaltillståndet när det gäller periodiska skrifter av den här typen. Skatteverket är alltså inte särskilt unikt i det här avseendet.
     Sedan kom tidningen ut i postfacken runt om i landet – utan min kolumn. Jag har aldrig fått så många e-brev, telefonsamtal m.m. Säkert ett hundratal. Man saknade min kolumn. Jusekfacket kontaktade mig och undrade vad som hänt. Jag sa precis som det var.
     Jusek hade sedan tidigare varit missnöjt med arbetsgivaren och detta blev droppen som fick bägaren att rinna över. GD kontaktades, krav framfördes och man sa upp de samverkansavtal man haft med verket. Mötet resulterade också i att jag skulle få skriva min kolumn utan förhandsgranskning. Så därför läser du nu dessa rader. Kolumnen har alltså återuppstått. Men riktigt som förr är det inte.
     Dagens Nyheter tog upp historien i en ganska stor artikel i sin ekonomidel en lördag i slutet av oktober. ST-Press och Jusektidningen har också haft artiklar om det uppsagda samverkansavtalet och den låga takhöjden i Skatteverket. Det var inte bra reklam för verket, något som jag är den förste att beklaga.
     GD har trätt fram i intranätet och sagt att det inte får vara lågt i tak på verket. Och att den interna administrationen behöver diskuteras och förklaras.
     Det ökande administrativa nedfallet är inte bara något som drabbar vårt verk. Hela offentliga sektorn dignar under det. Högskole-verket, till exempel, har i en rapport konstaterat att professorerna inte har tid att undervisa eller forska. De administrerar.
     Det är samma sak inom näringslivet. Man lägger ned tid på så kallat kvalitetsarbete och annat nedfall och certifierar sitt företag för både det ena och det andra. Den tid och de pengar man lägger ned står inte i proportion till det man eventuellt får ut.
    Ägaren till den bilverkstad jag anlitar, suckade djupt när jag senast träffade honom. Trots att han bara har fyra anställda går hans tid går till stor del åt att fylla i papper, göra manualer, beskrivningar, rapporter och syssla med annat administrativt nedfall. Det är krav från EU, svenska myndigheter, generalagenter och leverantörer som han måste uppfylla. Det är länge sedan han tog i en skiftnyckel.
     En allt för stor del av samhällets samlade resurser går åt till det administrativa nedfallet. Det hämmar tillväxten. All administration är dock inte av ondo. Mycket är ju helt nödvändigt, men inte allt. Det är det som är min poäng.
     Jag trampade några administratörer och deras avdelningschefer på tårna med min nedfallskrönika. Det var deras reaktion som fick stenen i rullning. En del går i väggen. Jag gick i taket.
./.
 
Läs även mitt inlägg den 27 maj 2010:
http://bjorntharnstrom.blogspot.se/2010/05/mina-sista-fem-ar-pa-skatteverket.html
 

 

5 kommentarer:

  1. Anders Brännström6 januari 2015 09:29

    Ja det var otroligt vilket administrativt nedfall det var/är (?). När regionernas administrativa enheter fick midre arbetsuppgifter (centraliserades) var det mycket personal som blev över. Dessa gjorde man till "controllers". Så var cirkusen igång. Som mellanchef plågades man av att fylla i hur många blanketter som helst. En gång i månaden publicerades verksamhetsresultat område för område och region för region. När inte målen uppnåddes ändrade man målen så att allt såg bra ut. Jag kräks! Men nu slipper man ju det.

    SvaraRadera
  2. Ja Brännis, det är skönt att slippa allt sånt här. Men tyvärr finns det kvar och det verkar bli värre och värre. Men vem ska våga dra i bromsen?

    SvaraRadera
  3. Anders Brännström6 januari 2015 16:41

    Måste bli någon som har framtiden bakom sig som säger ifrån. Men det hjälper nog inte. De byråkratiska krafterna är så starka jämfört med de operativa. Tyvärr.

    SvaraRadera
  4. När jag började på skatteförvaltningen på 70-talet sysslade vi med kärnverksamheten dvs skatter. Det var inte mycket administration på den tiden. Den som fanns, sköttes av kontorspersonal. Kompetensen var hög liksom produktiviteten. Den årliga taxeringen var mycket effektiv. Undan för undan har administrationen ökat och produktiviteten minskat. Detta har hela tiden påtalats av handläggarna men man har talat för döva öron. Att det blivit så här kan inte förklaras på annat sätt att vi haft dålig ledning och inkompetenta chefer. Nu är det riktigt dåligt. Linjecheferna sysslar inte alls med skatter. Det är sammanträden, kurser, lokalfrågor, personalfrågor, insamlingar till födelsedagar mm, trivseldagar, kontorsdagar som uppfyller deras arbetstid. I stället är det samordnare eller aktivitetsledare som ska göra jobbet. Men dessa har inte mycket inflytande och inte heller mycket resurser. Skattekontrollen nuförtiden består i att man gör en del "insatser". J.L.

    SvaraRadera
  5. Suck! Det är nog svårt att bryta den här trenden med överadministration. Jag undrar när det kommer en chef som vågar?

    SvaraRadera

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...